Brukeravtale

@BI / IT

22

okt
man
09:44

Brukeravtale

Før du benytter Qualtrics for datainnsamling må du gjøre deg kjent med de lover og regler som gjelder iht. norsk rett og retningslinjer fra BI og Qualtrics. 

Dette gjelder særlig dersom du skal behandle personopplysninger og/eller sensitive personopplysninger! 

I tillegg må du akseptere denne brukeravtale, med følgende avtalekrav:

1) Dersom du skal gjennomføre datainnsamling som inneholder personopplysninger og/eller sensitive personopplysninger, har du meldeplikt til Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste (NSD).  I tillegg vil sensitive personopplysninger i de fleste tilfeller kreve konsesjon fra Datatilsynet. 

Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en person, herunder opplysninger som kan kobles mot IP-adresse eller e-postadresse. Sensitive personopplysninger er alle opplysninger som inneholder opplysninger om:

  1. rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,
  2. at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
  3. helseforhold,
  4. seksuelle forhold,​​
  5. medlemskap i fagforeninger.​

NSD fungerer som personvernombud for høyere utdanning i Norge. NSD vil også vurdere hvorvidt behandlingen krever konsesjon, og bistå deg i søknadsprosessen. Meldeplikten og evt. konsesjon er pålagt iht. norsk lovgivning og er derfor ufravikelig.

BI anbefaler at du gjør deg kjent med hva som ligger i begrepene personopplysninger og sensitive personopplysninger, og gjør en nøye vurdering av om innsamling av personopplysninger er nødvendig, eller om det er tilstrekkelig å samle inn anonyme opplysninger. NSD har flere generelle informasjonsartikler som beskriver dette: 

http://www.nsd.uib.no/personvern/

Merk: Datainnsamling skal ikke skje før 30 dager etter melding er inngitt, eller du har fått konsesjon. 

2) Før datainnsamling av personopplysninger starter, skal du også innhente et samtykke fra respondenten. Et samtykke er ”en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv” (jf personopplysningsloven § 2 nr. 7). Dette innebærer at den som forespørres om å delta, må forstå hva samtykket gjelder og hvilke konsekvenser det får å gi sitt samtykke til deltakelse i undersøkelsen. Respondentene skal også opplyses om sine rettigheter etter personopplysningsloven. 

Du kan lese mer om hva dette innebærer, samt få eksempler på informasjonsskriv og samtykkeerklæringer hos NSD: http://www.nsd.uib.no/personvernombud/hjelp/informasjon_samtykke/

3) Qualtrics samler inn såkalte IP-adresser som standard. Dette kategoriseres iht. norsk rett som personopplysninger. Dersom du ikke slår av logging av IP-adresser, er du meldepliktig! Dette gjelder uansett om du som foretar undersøkelsen ikke får tilgang til koblingen mot IP- adressen. Dersom du ikke ønsker å samle inn personopplysninger, må du huske å slå dette av før du sender ut en undersøkelse! (se Anonymize responses using survey options).

4) Qualtrics Inc, USA, er ekstern databehandler for data som behandles i systemet på vegne av BI. Alle opplysninger blir behandlet konfidensielt og BI har tegnet databehandleravtale med Qualtrics. Likevel, dersom du skal innhente personopplysninger, skal det utvalget du sender undersøkelsen til være kjent med hvem som har databehandleransvar (Qualtrics). Se eksempel her

Du kan lese mer om hvordan Qualtrics oppbevarer, håndterer og sikrer data i løsningen i Qualtrics Security White Paper.​

5) Qualtrics har egen ​brukeravtale​ og du må også følge denne:

Med mindre annet fremgår av denne brukeravtale eller ufravikelig norsk rett, skal de vilkår og betingelser som fremgår av Qualtrics’ brukeravtale gjelde tilsvarende mellom BI og deg som bruker. 

6) Qualtrics er ikke ment for langtidslagring av data. Når en undersøkelse ikke lenger er aktiv, dvs. når det ikke lenger mottas nye data gjennom undersøkelsen, skal den slettes.  Data som er samlet inn, kan lastes ned og oppbevares på et egnet sted iht. personopplysningsloven og det samtykke som er gitt. Merk at personopplysningsloven setter forbud mot å lagre personopplysninger lenger enn det som nødvendig ut fra formålet. Det anbefales at du opplyser til respondenten når du tenker å slette eller anonymisere dataene, som en del av den informasjonen som gis før innsamlingen. BI forbeholder seg retten til å slette data i undersøkelser som har vært inaktive i 4 måneder eller lengre. 

7) BI vil jevnlig gjennomføre uvarslede kontroller for å sikre at brukeravtalens krav blir fulgt.

8) Qualtrics lagrer følgende informasjon om deg som bruker:

  • Fornavn og etternavn,
  • Om du er student eller ansatt,
  • Din BI e-post adresse ditt BI brukernavn,
  • andre opplysninger som du selv oppgir i Qualtrics’ kontoradministrasjon. 

Disse opplysningene blir kun brukt for å gjenkjenne deg som bruker i systemet. Ditt passord blir ikke lagret i systemet. 

9) Ved å akseptere denne brukeravtalen, aksepterer du å følge de til enhver tid gjeldende avtalekravene og gjeldende norsk lovgivning og IT-reglementet. Du aksepterer således å ikke bruke tjenesten på et vis som strider mot IT-reglementet, brukeravtalen eller gjeldende lovgivning slik som, men ikke begrenset til personopplysningsloven, universitets- og høyskoleloven, markeds¬føringsloven, åndsverkloven og straffeloven. 

Du aksepterer også å ikke bruke tjenesten på et vis som virker støtende eller er i strid med alminnelig skikk og bruk.  Videre aksepterer du å ikke benytte tjenesten på en måte som kan medføre skade eller annen uleilighet for BI eller tredje part. Hvis du benytter tjenesten i kommersiell sammenheng, skal dette kun gjøres etter samtykke fra BI. 

Bruk av systemet skjer på eget ansvar. Du er selv juridisk, faglig og pedagogisk ansvarlig for den informasjon du innhenter og de undersøkelser du gjennomfører, herunder evt. publisering med kilde- og referansehenvisninger. 

BI er ikke ansvarlig for direkte eller indirekte skader eller tap som bruker, respondenter eller noen andre påføres i forbindelse med bruk av eller manglende mulighet for bruk av tjenesten. Dette gjelder også om forholdet skyldes tap av data, manglende/feilaktig support, oppdateringer, informasjon eller annet. Ansvarsbegrensningen gjelder uavhengig av årsak (herunder som følge av systemfeil eller ny versjon), og også om BI er blitt informert om muligheten for slike skader eller tap. Du aksepterer videre å holde BI skadesløs for en hver overtredelse eller misbruk som du måtte foreta eller bli holdt ansvarlig for i forbindelse med bruk av tjenesten. 

Du aksepterer at BI har rett til å fjerne/slette materialet som anses å være i strid med denne brukeravtalen eller gjeldende norske lovgivning, og utelukke brukere som opptrer i strid med dette, uten nærmere varsel eller begrunnelse.

Brukeravtalen reguleres av norsk rett.



Last Modified: 13.12.2017 12:49